Tự động hoá văn phòng kế toán, di trú: hai việc nên làm trước

Tự động hoá văn phòng kế toán, di trú nên bắt đầu từ hai việc tốn nhiều giờ nhưng ít cần chuyên môn: thu hồ sơ khách hàng và nhắc hạn nộp. Khi hai khâu này chạy theo quy trình cố định, nhân viên có thêm thời gian để tư vấn và kiểm tra hồ sơ.

Văn phòng kế toán và văn phòng di trú có chung một đặc điểm. Mỗi khách hàng đi kèm một bộ giấy tờ dài và nhiều mốc thời gian không được phép trễ. Nhiều văn phòng nhỏ vẫn xử lý bằng email, tin nhắn Zalo, Facebook và bảng tính, nên khối lượng việc tăng gần như theo số khách.

Những ý chính

Vì sao văn phòng kế toán, di trú mất nhiều thời gian thu hồ sơ?

Hồ sơ thường đến từ nhiều kênh cùng lúc. Một bộ hồ sơ khai thuế cá nhân có thể gồm phiếu lương, sao kê ngân hàng và hoá đơn chi phí. Hồ sơ visa thường gồm hộ chiếu, giấy tờ tài chính, bằng cấp và giấy tờ hộ tịch.

Khách hàng hay gửi ảnh chụp mờ, thiếu trang, đặt tên tệp tuỳ ý hoặc gửi thành nhiều lần qua nhiều ứng dụng nhắn tin. Nhân viên phải mở từng tin nhắn, tải tệp về, đổi tên và đối chiếu với danh mục cần có.

Một sai lầm thường gặp là dùng hộp thư chung làm nơi lưu hồ sơ. Nhân viên phải dò lại chuỗi email để biết khách đã gửi những gì, nên dễ dùng nhầm bản cũ. Khi một nhân viên nghỉ, người thay thế khó biết hồ sơ đang ở bước nào.

Cần lưu ý, giấy tờ tuỳ thân và tài chính nằm rải rác trên điện thoại cá nhân và các ứng dụng nhắn tin làm tăng rủi ro lộ thông tin. Văn phòng thuộc diện áp dụng Đạo luật Quyền riêng tư (Privacy Act) có nghĩa vụ bảo vệ thông tin cá nhân của khách hàng, và cách lưu trữ tản mát khó đáp ứng yêu cầu này.

Theo dõi hạn nộp và nhắc khách: chi phí ẩn của văn phòng

Văn phòng kế toán phải theo dõi hạn nộp tờ khai thuế và các báo cáo định kỳ của từng khách. Văn phòng di trú theo dõi ngày hết hạn visa, hộ chiếu, giấy lý lịch tư pháp và thời hạn bổ sung hồ sơ khi cơ quan di trú yêu cầu.

Mỗi mốc thời gian kéo theo một chuỗi việc: tra lịch, soạn tin nhắn, gửi, chờ phản hồi, nhắc lại và ghi chú. Những việc này thường được làm xen giữa các cuộc hẹn, nên ít văn phòng tính được tổng thời gian bỏ ra.

Ví dụ (số giả định): một văn phòng có 300 khách trong mùa cao điểm, mỗi khách cần 3 lần nhắc, mỗi lần mất 5 phút. Tổng cộng là 4.500 phút, tương đương 75 giờ, gần hai tuần làm việc toàn thời gian của một nhân viên, chưa tính các cuộc gọi điện thoại.

Chi phí lớn hơn nằm ở rủi ro. Một lần nhắc bị bỏ sót có thể dẫn đến nộp trễ, bị phạt hoặc ảnh hưởng đến hồ sơ của khách, tuỳ trường hợp. Uy tín của văn phòng vẫn bị ảnh hưởng ngay cả khi lỗi bắt nguồn từ phía khách hàng.

Tự động hoá văn phòng kế toán, di trú: AI làm được gì?

AI và các công cụ tự động hoá phù hợp với những việc lặp lại, có quy tắc rõ ràng:

• Danh mục theo loại việc: mỗi dịch vụ như khai thuế cá nhân hay một loại visa có danh mục giấy tờ riêng, được gửi cho khách ngay khi nhận việc.
• Phân loại giấy tờ: AI nhận diện loại tài liệu, đặt tên tệp thống nhất và đưa vào đúng thư mục của khách.
• Phát hiện hồ sơ thiếu: hệ thống đối chiếu với danh mục và đánh dấu giấy tờ còn thiếu hoặc sắp hết hạn.
• Nhắc hạn theo lịch: email hoặc tin nhắn được gửi tự động theo mốc đã định và dừng lại khi khách đã nộp đủ.
• Bảng theo dõi tiến độ: cả văn phòng thấy được hồ sơ nào đang chờ khách, hồ sơ nào đang chờ nhân viên.

Dù vậy, AI có giới hạn. Công cụ có thể đọc sai ảnh mờ, chữ viết tay hoặc giấy tờ tiếng Việt chưa dịch, nên kết quả cần được nhân viên kiểm tra. AI cũng không thay thế quyết định chuyên môn như tư vấn khấu trừ thuế hay chọn loại visa.

Bên cạnh đó, văn phòng cần biết dữ liệu được lưu ở đâu, ai có quyền truy cập và nhà cung cấp có dùng dữ liệu để huấn luyện mô hình hay không. Những câu hỏi này nên được đặt ra trước khi chọn công cụ, không phải sau khi đã triển khai.

Website và tự động hoá phối hợp thế nào?

Website là nơi khách hàng bắt đầu: đặt lịch, điền biểu mẫu tiếp nhận theo loại dịch vụ và tải hồ sơ lên khu vực bảo mật. Khách nhập thông tin một lần, dữ liệu chuyển thẳng vào hệ thống, nhân viên không phải gõ lại.

Tự động hoá đảm nhận phần phía sau. Ví dụ, khách đặt lịch tư vấn visa trên website và chọn loại visa. Hệ thống gửi danh mục giấy tờ tương ứng, khách tải hồ sơ lên, AI đánh dấu còn thiếu sao kê ngân hàng và gửi email nhắc sau ba ngày. Nhân viên chỉ mở hồ sơ khi đã đủ giấy tờ.

Nhiều văn phòng đầu tư website chỉn chu nhưng biểu mẫu chỉ gửi email về hộp thư chung. Khi đó, mọi khâu phía sau vẫn làm thủ công và website không giảm được việc cho nhân viên.

Dịch vụ Tự động hoá & AI của Holdrix

Dịch vụ Website của Holdrix

Quy trình làm việc của Holdrix

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

1. Đo thời gian hiện tại: ghi lại trong hai tuần số giờ dành cho việc thu hồ sơ, nhắc hạn và đối chiếu giấy tờ.
2. Chọn một loại hồ sơ: ưu tiên loại có số lượng lớn và danh mục ổn định, như khai thuế cá nhân.
3. Chuẩn hoá danh mục và mẫu tin nhắn: thống nhất giấy tờ cần có, cách đặt tên và nội dung nhắc trước khi đưa vào hệ thống.
4. Thử nghiệm rồi mở rộng: chạy thử với một nhóm khách, so sánh thời gian với số liệu ở bước 1, sau đó áp dụng cho các loại hồ sơ khác.

Khi nào chưa cần tự động hoá?

Văn phòng có ít khách, mỗi hồ sơ khác biệt lớn và chưa có quy trình thống nhất thì nên chuẩn hoá cách làm trước. Tự động hoá một quy trình còn lộn xộn chỉ khiến sai sót xảy ra nhanh hơn.

Câu hỏi thường gặp

Tóm lại

Thu hồ sơ và nhắc hạn là hai khâu tốn nhiều giờ nhưng dễ tự động hoá trong văn phòng kế toán, di trú. Website tiếp nhận hồ sơ kết hợp với tự động hoá phía sau giúp nhân viên dành thời gian cho phần việc cần chuyên môn.

Holdrix lo phần công nghệ. Khách hàng tập trung việc kinh doanh.

Văn phòng đang mất nhiều giờ mỗi tuần để thu hồ sơ và nhắc khách? Đặt lịch tư vấn

Bài viết chỉ mang tính thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý, thuế hoặc di trú.

Website kết hợp tự động hoá và AI có phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

Liên hệ với đội ngũ Holdrix để nghe tư vấn và tìm ra giải pháp hợp lý cho doanh nghiệp bạn.

Đặt lịch tư vấn