Vì sao doanh nghiệp nhỏ tại Úc thường bị trả tiền chậm và cách khắc phục

Khi tuần nào cũng phải nhắc khách hàng thanh toán, nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng mình nhắc chưa đủ quyết liệt. Tuy nhiên, số liệu cho thấy nguyên nhân chính thường không nằm ở đó.

Theo cơ quan quản lý báo cáo thời hạn thanh toán của Úc (Payment Times Reporting Regulator), thời hạn thanh toán trung bình giữ ở mức 29 ngày suốt ba kỳ báo cáo. Tuy nhiên, nhóm trả chậm nhất còn chậm hơn trước: thời gian để 95% số hoá đơn được thanh toán đã tăng từ 58 lên 64 ngày.

Doanh nghiệp không kiểm soát được con số này, nhưng hoàn toàn kiểm soát được những gì diễn ra trước khi gửi hoá đơn. Đó mới là khâu đáng đầu tư công sức.

Các số liệu này cho thấy trả tiền chậm không phải chuyện của riêng vài khách hàng, mà là tình trạng phổ biến trên thị trường mà doanh nghiệp nhỏ cần chủ động đối phó.

Số liệu cho thấy điều gì

Số liệu cho thấy hai xu hướng ngược chiều. Nếu chỉ nhìn một phía, doanh nghiệp dễ hiểu sai tình hình.

Xu hướng tích cực: tỷ lệ hoá đơn được thanh toán trong vòng 30 ngày đã cải thiện 6,6 điểm phần trăm so với kỳ báo cáo đầu tiên, và thời hạn thanh toán trung bình giữ ổn định ở 29 ngày qua ba kỳ (Payment Times Reporting Regulator, công bố 24/08/2026, kỳ 01/07 đến 31/12/2025).

Xu hướng tiêu cực: nhóm trả chậm nhất ngày càng chậm hơn. Cơ quan quản lý ghi nhận thời gian để 95% số hoá đơn được thanh toán đã tăng từ 58 lên 64 ngày (bản cập nhật tháng 2/2026, kỳ 01/01 đến 30/06/2025).

Với nhà cung cấp nhỏ, con số trung bình không phản ánh đúng những gì doanh nghiệp gặp hằng ngày. Những khoản bị trả chậm nhất mới là điều đáng lo.

Khoảng cách giữa các ngành cũng đáng chú ý. Khu vực hành chính công và an toàn có tỷ lệ trả đúng hạn 76,4%, cho thấy mức này hoàn toàn đạt được, chỉ là chưa đồng đều giữa các ngành.

Chế độ báo cáo này áp dụng cho doanh nghiệp lớn: họ phải báo cáo sáu tháng một lần về thời hạn và điều khoản thanh toán cho nhà cung cấp nhỏ (Treasury). Doanh nghiệp có thể tra cứu số liệu của từng khách hàng lớn và nên làm việc này trước khi ký hợp đồng.

Những vướng mắc doanh nghiệp thường gặp

Vấn đề thể hiện ở dòng tiền, nhưng nguyên nhân nằm ở trước khi xuất hoá đơn

Khi bị trả chậm, phản xạ đầu tiên của nhiều doanh nghiệp là nhắc khách hàng nhiều hơn. Nhưng việc nhắc chỉ tác động vào khâu cuối cùng. Ở nhiều doanh nghiệp nhỏ, khoản tiền thực ra đã bị kẹt từ trước đó.

Hoá đơn thường bị treo vì những lý do rất nhỏ: thiếu số đơn đặt hàng, sai tên pháp nhân, gửi cho người không có quyền duyệt, hoặc mô tả công việc không khớp với báo giá. Bên thanh toán không từ chối, chỉ tạm gác hoá đơn sang một bên.

Thường không ai báo lại cho doanh nghiệp. Đến khi phát hiện thì hoá đơn đã quá hạn, và khoản tiền phải chờ duyệt lại từ đầu.

Bốn khâu khoản tiền thường bị kẹt

Trước khi tính đến phần mềm, doanh nghiệp nên xem lại khoản bị trả chậm gần nhất và xác định nó bị kẹt ở khâu nào trong bốn khâu dưới đây.

1. Khâu báo giá

Nội dung trên báo giá và trên hoá đơn có khớp nhau không? Nếu không khớp, bộ phận duyệt chi phải hỏi lại, và việc này có thể mất hàng tuần.

2. Khâu xác nhận hoàn thành công việc

Ai xác nhận công việc đã hoàn thành, và bằng chứng là gì: ảnh chụp, biên bản có chữ ký hay danh sách hạng mục? Nếu bằng chứng chỉ nằm trong điện thoại của một nhân viên, doanh nghiệp khó gửi kèm theo hoá đơn.

3. Khâu xuất hoá đơn

Hoá đơn đã có đủ thông tin để bên kia duyệt ngay lần đầu chưa? Hoá đơn cần có số đơn đặt hàng, đúng tên pháp nhân và được gửi vào hộp thư kế toán, thay vì gửi cho người doanh nghiệp thường liên hệ. Gửi cho người quen chưa chắc hoá đơn đã đi vào đúng quy trình duyệt.

4. Khâu theo dõi công nợ

Doanh nghiệp có biết ngay khoản nào đang quá hạn mà không phải mở từng thư mục để kiểm tra không? Nếu chưa, việc nhắc khách hàng sẽ luôn chậm trễ.

Ba khâu đầu là nơi tốn nhiều thời gian nhưng lại ít được chú ý.

Xem dịch vụ Tự động hoá quy trình bằng AI

Doanh nghiệp nên khắc phục thế nào

Thông thường, doanh nghiệp không cần một hệ thống mới mà chỉ cần kết nối các công cụ đang dùng thành một quy trình liền mạch: báo giá, xác nhận công việc và hoá đơn dùng chung một nguồn dữ liệu, để nội dung luôn khớp nhau mà không ai phải nhập lại.

Bên cạnh đó là một màn hình theo dõi các khoản quá hạn và số ngày quá hạn, kèm lời nhắc tự động gửi đúng thời điểm.

Khối lượng công việc không lớn, nhưng tác động được vào cả ba khâu đầu, không chỉ khâu cuối cùng.

Khi nào chưa cần thay đổi

Nếu mỗi tháng doanh nghiệp chỉ xuất khoảng mười hoá đơn và vẫn được thanh toán đúng hạn, thì chưa cần thay đổi. Chi phí cho một hệ thống mới sẽ lớn hơn giá trị thời gian tiết kiệm được.

Còn nếu khách hàng lớn trả chậm vì chính sách nội bộ của họ, chứ không phải vì hồ sơ phía doanh nghiệp thiếu sót, thì phần mềm không giải quyết được. Cách giải quyết là điều khoản hợp đồng hoặc đa dạng hoá tệp khách hàng, và cả hai đều không phải bài toán công nghệ.

Trong trường hợp này, cơ quan Thanh tra Doanh nghiệp nhỏ và Doanh nghiệp gia đình Úc (ASBFEO) có hướng dẫn riêng về thời hạn thanh toán. Đây là nơi doanh nghiệp nên tìm đến đầu tiên.

Câu hỏi thường gặp

Tóm lại

Bị trả tiền chậm là vấn đề dòng tiền, nhưng phần doanh nghiệp kiểm soát được lại nằm ở quy trình. Hãy xem lại khoản bị trả chậm gần nhất và xác định nó bị kẹt ở khâu nào trước khi tính đến việc mua phần mềm.

Holdrix lo phần công nghệ. Khách hàng tập trung việc kinh doanh.

Cần xác định dòng tiền của doanh nghiệp đang bị kẹt ở khâu nào? Đặt lịch tư vấn.