Giảm việc lặp lại, để đội ngũ tập trung vào công việc quan trọng hơn
Holdrix kết nối các phần mềm doanh nghiệp đang dùng để dữ liệu tự chuyển giữa các hệ thống, và ứng dụng AI vào những bước cần đọc, phân tích, phân loại hoặc soạn thảo. Ở mỗi khâu quan trọng luôn có người phụ trách phê duyệt.
Trợ lý trả lời
Đang trả lời: “Tiệm mở cửa đến mấy giờ?”
38câu hỏi hôm nay
Đọc hoá đơn
Đã đọc 12 hoá đơn. Một hoá đơn thiếu số ABN.
Chờ người duyệtTheo dõi tồn kho
3 mặt hàng sắp hết, đã báo quản lý.
3cần đặt thêm
Báo cáo tuần
Đang tổng hợp số liệu tuần này…
Bảng mô phỏng, số liệu chỉ để minh hoạDEMO
Vấn đề thường gặp
Dữ liệu được chuyển thủ công từ email sang Excel, rồi từ Excel sang phần mềm kế toán. Mỗi lần nhập lại là thêm một lần có thể xảy ra sai sót.
Nhân sự mất nhiều thời gian cho những tác vụ lặp lại, và đây cũng là nơi sai sót thường xảy ra nhất.
Khi người phụ trách nghỉ phép, công việc bị gián đoạn, còn nhân sự mới cần nhiều tuần để làm quen.
Hai hình thức tự động hoá
Holdrix kết hợp hai hình thức tự động hoá, tuỳ theo từng bước trong quy trình của doanh nghiệp.
Luồng dữ liệu được chuyển tiếp tự động giữa các phần mềm theo kịch bản lập trình sẵn. Lựa chọn tối ưu cho các công việc lặp đi lặp lại có tính chuẩn hoá cao.
AI đảm nhận các tác vụ phức tạp đòi hỏi đọc hiểu và phân tích nội dung (bóc tách dữ liệu, phân loại văn bản, soạn thảo). Mọi kết quả quan trọng đều được người phụ trách kiểm tra trước khi gửi đi.
Holdrix tư vấn hình thức phù hợp cho từng bước, và chỉ đề xuất AI khi AI thực sự mang lại giá trị.
Cách hoạt động
AI đảm nhận việc đọc và nhập liệu, người phụ trách chỉ cần kiểm tra những hoá đơn bất thường.
PDF, ảnh chụp, hoặc nằm ngay trong nội dung email.
Nhà cung cấp, ngày, số tiền, ABN và GST.
Kiểm tra số tiền, nhà cung cấp và phát hiện hoá đơn trùng lặp.
Chỉ những hoá đơn bất thường mới chuyển đến người duyệt.
Vào Xero, MYOB hoặc phần mềm doanh nghiệp đang dùng.
Đây là quy trình minh hoạ. Holdrix thiết kế giải pháp theo cách làm việc riêng của từng doanh nghiệp.
Ví dụ theo bộ phận
Mỗi giải pháp được thiết lập theo dữ liệu và cách làm việc của doanh nghiệp; doanh nghiệp có thể bắt đầu với một quy trình, sau đó mở rộng dần.
Tự động trả lời các câu hỏi thường gặp, để nhân viên tập trung vào những yêu cầu cần trực tiếp xử lý.
Phù hợp: Tiệm nail, tiệm tóc, phòng khám, nhà hàng
Đọc hoá đơn và biên lai, rồi ghi vào sổ. Người phụ trách chỉ cần duyệt những hoá đơn bất thường.
Phù hợp: Doanh nghiệp có nhiều hoá đơn mỗi tháng
Lập báo giá nhanh hơn từ yêu cầu của khách hàng và không bỏ lỡ khách hàng tiềm năng.
Phù hợp: Nhà phân phối, công ty bán hàng B2B
Cập nhật tồn kho chính xác theo đơn hàng và cảnh báo trước khi hàng sắp hết.
Phù hợp: Nhà cung cấp vật liệu, vận tải, bán lẻ
Tập trung giấy tờ hành chính về một nơi, quản lý chỉ cần xem và phê duyệt.
Phù hợp: Doanh nghiệp từ 10 nhân sự, làm việc theo ca
Số liệu hằng tuần được tự động tổng hợp và gửi đến hộp thư của người quản lý.
Phù hợp: Chủ doanh nghiệp cần theo dõi số liệu hằng tuần
Ngoài các ví dụ trên, Holdrix thiết kế quy trình tự động hoá theo đúng cách doanh nghiệp đang vận hành.
Điểm khác biệt
Khi gặp tình huống phức tạp hoặc chưa đủ dữ liệu, AI sẽ chủ động chuyển giao cho đội ngũ chuyên viên xử lý, để thông tin phản hồi luôn chính xác thay vì tự suy đoán.
Email đầu vào, dữ liệu AI trích xuất và người phụ trách xử lý đều được ghi lại để tiện kiểm tra.
Holdrix xây dựng quy trình trên các nền tảng như n8n hoặc Make, kết nối với hầu hết phần mềm có API mà doanh nghiệp đang dùng, tránh chi phí thay thế không cần thiết.
Mọi dịch vụ AI và tự động hoá đều đứng tên doanh nghiệp của khách hàng.
Holdrix minh bạch toàn bộ sơ đồ luân chuyển dữ liệu trước khi triển khai. Các dữ liệu nhạy cảm hoặc nội bộ hoàn toàn có thể lưu trữ độc lập ngay trên hạ tầng của doanh nghiệp.
Holdrix tư vấn cụ thể về giải pháp và chi phí ngay từ đầu, để doanh nghiệp đầu tư đúng chỗ.
Quy trình
Trước khi tự động hoá, đội ngũ Holdrix xác định những công việc đang phải nhập lại nhiều lần và ở khâu nào.
Làm việc cùng đội ngũ của khách hàng để xác định những công việc đang lặp đi lặp lại và thời gian mỗi việc tiêu tốn.
Xác định rõ dữ liệu đến từ đâu, bước nào chạy theo quy tắc, bước nào cần AI và khâu nào cần người duyệt.
Vận hành song song với cách làm hiện tại và tinh chỉnh đến khi đội ngũ của khách hàng sử dụng thành thạo.
Holdrix theo sát vận hành trong bốn tuần đầu và hướng dẫn chi tiết cho người phụ trách.
Bắt đầu
Sau buổi tư vấn 30 phút, Holdrix sẽ đề xuất quy trình nên tự động hoá trước.
FAQ
Doanh nghiệp nên bắt đầu từ công việc đang phải nhập liệu lặp lại nhiều lần. Sau buổi tư vấn 30 phút, Holdrix sẽ đề xuất quy trình nên ưu tiên, kèm phương án và chi phí cụ thể.
Chỉ khi khách hàng đồng ý. Holdrix nói rõ luồng dữ liệu trước khi triển khai, và nhiều bước không cần đến AI. Với dữ liệu nhạy cảm, giải pháp có thể vận hành mà dữ liệu không rời khỏi hệ thống của khách hàng.
Mọi bước đều được ghi lại, và các trường hợp chưa chắc chắn sẽ được chuyển cho người phụ trách quyết định. Một hệ thống tự động hoá tốt cần biết khi nào nên dừng lại để hỏi.
Thường là không. Phần lớn công cụ phổ biến hiện nay đều có thể kết nối với nhau, giúp doanh nghiệp tránh chi phí thay thế phần mềm không cần thiết.
Không. Nhiều quy trình chỉ cần tự động hoá theo quy tắc, chi phí thấp và vận hành ổn định hơn. Holdrix chỉ đề xuất AI cho những bước cần đọc hiểu nội dung, như đọc hoá đơn hoặc phân loại email.
Holdrix dùng các nền tảng tự động hoá như n8n hoặc Make, kết nối với phần mềm doanh nghiệp đang dùng qua API. Tài khoản đứng tên doanh nghiệp, nên khách hàng giữ toàn quyền quản lý hệ thống về sau.
Đặt lịch tư vấn với chuyên gia tại Holdrix để trao đổi về quy trình hiện tại và xác định những công việc nên tự động hoá trước. Buổi tư vấn trực tuyến 30 phút, hoàn toàn miễn phí.
You can change this any time at the top of the page.
Bạn có thể đổi lại bất cứ lúc nào ở đầu trang.